5 Gründe warum Remote Audits besser als Vorort Audits sind und 3 Gründe warum nicht

Es ist doch gut, wenn Gewohnheiten auf den Prüfstand kommen und in Frage gestellt werden müssen. So ist es zurzeit mit internen Audits und externen Audits. Akkreditierungsstellen promoten zurzeit die Auditdurchführung aus der Ferne, wie das Remote Audit manchmal etwas antiquiert bezeichnet wird. Das ist gut, denn damit wird die Grundlage geschaffen, das interne Audit auch aus dem Homeoffice oder von Externen durchführen zu lassen. Dabei sind aber ein paar Vor- und Nachteile zu betrachten.

1. Flexibilität ist einer der größten Vorteile: ein Audittermin ist schnell gefunden, aber auch schnell verschoben. Der Auditor kann die Vorbereitung sehr flexibel gestalten, denn alle Dokumente liegen digital vor. Wird für das Audit noch eine Kollegin benötigt, so kann man sie oder ihn schnell ins Audit einladen und in kurzer Zeit die offenen Fragen abklären. Mit einem vernünftigen Webmeetingprogramm und einer guten Datenverbindung können auch während dem Audit kurzfristig Vororttätigkeiten beobachtet werden.

2. Effizienz ermöglicht eine hohe Zeitersparnis beim internen Audit. Die Effizienz erreicht man dadurch, dass der Zeitplan strikt eingehalten werden muss, weil online das Verständnis endend wollend ist, wenn nebenbei andere Tätigkeiten durchgeführt werden. Pausen werden kurz gehalten, dadurch entfällt, manchmal leider, auch viel Smalltalk. Checklisten und Berichte können leichter im Audit verfasst werden. Die Effizienz auch durch das Weglassen der Videoverbindung (ausser bei Witnessaudits) gesteigert werden. Es reicht vollkommen den Bildschirm zu teilen und sich zu hören. Ein großer Effizienzkiller kann allerdings die Technik sein, dazu unten mehr. Für eine effiziente Durchführung wird eine sehr gute Auditvorbereitung benötigt.

3. Fokussierung auf die Auditfrage ist ganz klar ein weiterer Vorteil. Die räumliche Distanz durch das Webmeeting und der Inhalt des Bildschirms zwingen die Audit Teilnehmer zur Konzentration auf das Thema. Ablenkungen werden hintan gehalten und damit der Fokus gestärkt. Auch überlange Erklärungen und Ausführungen werden kürzer gehalten und Nachfragen präziser möglich.

4. Vorbereitung: Der Auditor muss sich im Rahmen der Dokumentenprüfung exakt vorbereiten und bei der Vorbereitung bereits allgemeine Nachweise einsehen. Die sehr gute Vorbereitung und die Dokumentation in den Auditunterlagen ist essentiell! Mitarbeiter, die auditiert werden, müssen sich ebenfalls sehr gut vorbereiten und die benötigten Unterlagen, möglichst digital, bereit haben. Analoge Nachweise sollten vorab gescannt werden oder zumindest fotografiert werden, damit die Nachweise am Bildschirm geteilt werden können.

5. Effektivität, also das Richtige tun, wird durch oben genannte Gründe ermöglicht. Die Auditziele u.a. die Bestätigung, dass das Managementsystem wirksam umgesetzt und ausreichend ist, können durch ein Remote Audit besser erreicht werden.

Beim Remote Audit müssen auch einige Stolpersteine beachtet werden:

1. Die Technik: Remote Audits hängen von der Bandbreite der Internetverbindung ab, testen Sie unbedingt vorab, ob am Standort eine ausreichende Verbindung vorhanden ist. Verwenden Sie ein Webmeeting Programm, mit dem alle vertraut sind und das alle Sicherheitsanforderungen erfüllt. Schaffen Sie ein Backupsystem (alternatives Meetingprogramm, 2. Headset, 2. Kamera) und einen zweiten Kommunikationskanal (z.B. Telefon oder Whatsapp). Testen Sie unbedingt vor Beginn des Audits Kopfhöhrer, Mikrofon und die Videoverbindung.

2. Die Auditziele: Remote Audits können nicht alles, sie sind aber eine gute Ergänzung zum herkömmlichen Audit. Zu hoch gesetzte Ziele, wie z.B. die Durchführung vollständiger Witness Audits oder ein Audit über ein neues Verfahren, gefährden das Auditprogramm. Die Mischung macht es aus, gut geeignet für Remote Audits sind Systemaudits.

3. Das Wollen: Jedes Audit, aber besonders ein Remote Audit hängt vom Einsatz der Beteiligten ab. Durch die fehlende Nähe und die fehlende Gestik und Mimik gehen beim Online Audit viele Zwischentöne verloren. Missverständnisse können sich so leichter zu Problemen aufbauschen. Durch nicht wahrgenommene Empathie kann bei den Auditbeteiligten schnell die Frustrationsgrenze erreicht werden. Die Vorbeugemaßnahen dazu sind die Auditfeststellung nochmal wiederholen und vor allem Abweichungen bis ins Detail zu diskutieren, um die Akzeptanz sicherzustellen. Das Wollen endet, wenn die Energie und die Aufnahmefähigkeit auf ein niedriges Level kommen. Dazu sind kurze Pausen ca. alle 90 Minuten notwendig und die Dauer des Remote Audits sollte nicht länger als fünf Stunden sein.

Unser Kunde Mag. Veit Watschinger von Dr. Watschinger & Partner Labor GmbH, mit dem ich sein erstes Remote Audit durchgeführt habe, sagte in der Schlusbesprechung.

„Ich bin richtig überrascht wie gut das Ergebnis des internen Audits ist, wir haben viel mehr erreicht und ich habe viel mehr gelernt, als bei den Audits die ich bisher durchgeführt habe.“

Beachten Sie die 8 Tipps und Sie werden überrascht sein, wie gut auch Ihre Auditergebnisse sein können.