METRAS Coachingprogramm zur Akkreditierung

12 besonders hilfreiche Schwerpunkte in unserem neuen Coachingprogramm 2023 unterstützen Ihre Akkreditierung. Wir setzen die Schwerpunkte für unsere METRAS+ Enterprise One und METRAS+ Exclusive Kunden so, dass in jedem monatlichen Jour fixe ein wichtiges Normthema abgearbeitet wird. Ziel ist, zu jeder Zeit das Managementsystem aktuell zu halten. Begleitend dazu bieten wir monatliche Webinare zu den Schwerpunktthemen an.

Nach der Akkreditierung ist vor der Akkreditierung. Gemeint ist damit, dass das Projekt der Erstakkreditierung in einen Prozess mündet, der für die Aufrechterhaltung der Akkreditierung unbedingt erforderlich ist. Diesen Prozess unterstützen wir mit unserem Coachingprogramm. Dabei setzen wir monatliche Schwerpunkte zu den relevanten Normthemen und erledigen diese bei unseren gemeinsamen Jour fixe. Dadurch sind Sie immer am Stand der Akkreditierung und haben keine Probleme bei den Begutachtungen durch Ihre Akkreditierungsstelle.

Unser Coachingprogramm beinhaltet diese Schwerpunkte:

• Managementreview Bericht

Dabei werden die gesetzten Ziele gemeinsam bewertet. Anhand der normativen Kriterien werden die verpflichtenden Eingaben bewertet. Aufgrund der Bewertungen werden entsprechende Maßnahmen diskutiert und gesetzt. Falls erforderlich werden auch die grundlegenden Ziele angepasst. Das Ergebnis dieses Schwerpunktes ist der Bericht über die Managementbewertung des vorangegangenen Jahres.

• Jahresbericht Akkreditierungsstelle

Akkreditierte Unternehmen sind verpflichtet relevante Änderungen in unterschiedlichen Bereichen an die Akkreditierungsstelle zu melden. Ein Verstoss gegen die Meldepflicht kann empfindliche Folgen haben. Bei dem gemeinsamen Jour fixe Termin werden die Anforderungen der Akkreditierungsstelle aus den Leitfäden und eventueller gesetzlicher Anforderungen geprüft und erforderliche und berichtenswerte Ereignisse des vorangegangenen Jahres formuliert. Das Ergebnis dieses Jour fixe ist der Jahresbericht an die Akkreditierungsstelle

• Interne QS-, und Eignungsprüfungsprogramm

Eine wesentliche Säule jedes Managementsystems ist die Sicherung der Qualität der Ergebnisse. Die normativen Forderungen in den Akkreditierungsnormen ISO/IEC 17020, 17025 und 15189 sind zwar unterschiedlich umfangreich jedoch von grundlegender Bedeutung für den Nachweis kompetenter Konformitätsbewertung. Bei dem gemeinsamen Jour fixe werden die Maßnahmen zur Sicherstellung der Validität (Qualität) der Ergebnisse überprüft und optimiert. Dabei werden Trendanalysen und erkennbare Entwicklungen interpretiert und entsprechende Schlussfolgerungen gezogen und Maßnahmen gesetzt. Das Ergebnis dieses Jour fixe ist das QS Programm und das aktuelle Eignungsprüfungsprogramm.

• Kalibrier-, Wartungs- Serviceprogramm

Einrichtungen und Geräte sind in allen Konformitätsbewertungsstellen im Einsatz. Der Umgang mit Einrichtungen ist allen sehr gut geläufig und wird in der Routine natürlcih sehr komeptent umgesetzt. Dabei ist auch die Einhaltung der Wartungsvorschriften und Serviceintervalle unerlässlich um den einwandfreien Einsatz und damit die Gewähr für valide Ergebnisse sicher zu stellen. Damit die relevanten Einrichtungen auch rückführbare Ergebnisse produzieren ist ein geeignetes System an Kalibrierungen, Messnormale und Referenzmaterialien erforderlich. Bei dem gemeinsamen Jour fixe werden die Maßnahmen der jeweiligen Geräte bewertet, evaluiert, bei Bedarf angepasst. Das Ergebnis dieses Jour fixe ist das vollständige Kalibrierprogramm für die nächste Akkreditierungsperiode und ein Zeit- und Kostenoptimiertes Service und Wartungsprogramm

• Risiken und Chancen – Programm & Bewertung

Der Risiko- und Chancen- basierte Ansatz bietet viele Vorteile aber bedarf regelmäßiger Evaluierungen um das gesamte Potential zu nutzen. Dabei ist ein geeignetes Programm von relevanten Risiken und Chancen die Basis, um darauf ein optimales System an Vorbeugemaßnahmen im Alltag einzusetzen. Es ist erforderlich eben diese Vorbeugemaßnahmen regelmäßig auf deren Wirksamkeit hin zu bewerten um im Rückschluss eine neuerliche Bewertung der Risiken und Chancen vornehmen zu können. Durch die regelmäßige Bewertung der Vorbeugemaßnahmen wird sichergestellt, dass Zeit- und Kosten- intensive Maßnahmen auf ein erforderliches Maß reduziert werden. Das erforderliche Maß wird wiederum mit einer aktualisierten Bewertung der Risiken und Chancen sicher gestellt. Das Ergebnis dieses Jour fixe ist ein aktuelles Risiko- und Chancen- Programm sowie ein optimiertes und wirksames System an Vorbeugemaßnahmen.

• Akkreditierung Wirksamkeitsbeurteilungen & Begutachtungsprogramm

Die Akkreditierung ist das zentrale Ziel aller Bemühungen im Coachingprogramm. Daher wird auf das Akkreditierungsverfahren besonders eingegangen. Sei es die Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle und Erweiterungen des Akkreditierungsumfangs oder die regelmäßigen Begutachtungen und Erledigung der Nichtkonfomitäten. Dieser Schwerpunkt ist nicht auf einen einzelnen Termin beschränkt, sondern wird über das ganze Jahr ein Thema sein.

• Verifizierungs- & Validierungs- Programm

Die Verfahren im Akkreditierungsumfang müssen regelmäßig verifiziert werden, neue Verfahren müssen validiert werden. Die Tätigkeiten erfordern einige Ressourcen, aus dem Grund planen wir diese Tätigkeiten über das Jahr verteilt und sichern dadurch die Fertigstellung und Umsetzung aller erforderlichen Maßnahmen zur Verifizierung oder Validierung der Verfahren.

• Organigramm, Tätigkeitsbeschreibung, Befugnismatrix

Der Wandel ist ein ständiger Begleiter der Akkreditierung. Änderungen in der Organisation und der Struktur werden sehr oft sehr schnell in den Alltag integriert ohne das dabei im Managementsystem Rücksicht genommen wird. Diese Lücken werden vielfach erst bei Akkreditierungsbegutachtungen sichtbar. Dies wollen wir vermeiden in dem wir bei diesem Schwerpunkt die Regelungen und Angaben zur Organisation und Struktur im Unternehmen aktualisieren.

• Lieferantenbewertung

Kompetenz ist eine der zentralen Anforderungen der Akkreditierungsnormen. Die Kompetenz wird nicht nur im eigenen Unternehmen gefordert, sondern auch von den Lieferanten und Dienstleistern. Viele Produkte und Dienstleistungen beeinflussen direkt oder indirekt die Ergebnisse einer Konformitätsbewertungstätigkeit. Aus dem Grund ist eine regelmäßige Bewertung der Lieferanten eine weitere Anforderung aus den Akkreditierungsnormen. In diesem Schwerpunkt führen wir die Bewertung der Lieferanten durch und finden das Verbesserungspotential in der Lieferkette.

• Aktualitätsprüfung interne und externe Dokumente

Das dokumentierte Wissen und dokumentierte Informationen sind das Herzstück der Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse von Konformitätsbewertungsstellen. Aus diesem Grund müssen alle erforderlichen Abläufe ausreichend dokumentiert werden und die durchgeführten Tätigkeiten korrekt aufgezeichnet werden. Damit dies von allen Mitarbeiter:innen einheitlich durchgeführt werden kann, bedarf es aktuelle Dokumente. In diesem Schwerpunkt führen wir eine genaue Prüfung aller erforderlichen internen und externen Dokumente durch. Damit stellen wir sicher, dass alle Tätigkeiten nach aktuellen Vorgaben durchgeführt und aufgezeichnet werden.

• Schulungsprogramm

Der Kompetenzansatz bezieht sich auf die Organisation und vorallem auf das Personal. Hier sind in erster Linie die Qualifikationsmaßnahmen und Weiterbildungen im fachlichen Bereich erforderlich. Das gesamte Angebot der METRAS Akademie steht für alle Mitarbeiter:innen bereit. Zusätzlich sind spezifische Aus- und Weiterbildungen erforderlich. Viele Maßnahmen sind nicht adhoc verfügbar, aus diesem Grund muss eine ausführliche Planung erstellt werden, damit die erforderlichen Schulungsmaßnahmen recherchiert werden können und das notwendige Budget kalkuliert werden kann. In diesem Schwerpunkt erstellen wir die Planung der Aus- und Weiterbildungen für alle Schlüsselfunktionen.

• Auditprogramm

Verbesserung ist ohne einem Check der Wirksamkeit des Managementsystems und einem Check der kompetenten Anwendung der Verfahren nicht möglich. Einen wesentlichen Anteil an der ständigen Verbesserung haben die internen Audits. Damit Audits effizient durchgeführt werden können, ist eine Abstimmung und Planung unumgänglich. Es gilt alle Formen des Audits, also Systemaudits, Verfahrensaudits, Witnessaudits und Akkreditierungsbegutachtungen abzustimmen und im Auditprogramm für das Folgejahr zu dokumentieren. Dabei werden auch entsprechende Schwerpunkte gesetzt, sodass alle Tätigkeiten zumindest einmal im Akkreditierungszyklus berücksichtigt werden. Das Ergebnis hierbei ist das Auditprogramm mit Terminen und der Einteilung der erforderlichen Ressourcen.

• Interne Audits

Die Durchführung der internen Audits erfolgt nicht im Rahmen der oben angeführten Schwerpunkte sonder in eigens zu vereinbarenden Terminen.