In fünf Schritten zum wirkungsvollen internen Audit

Mancherorts wird der erforderliche Prozess für interne Audit als eine Art notwendiges Übel angesehen, um die Akkreditierungsanforderungen zu erfüllen.

Dabei wird aber nicht realisiert, dass das interne Audit viel effektiver sein kann, weil dabei die Prozesse öfter und gründlicher betrachtet werden, als die Begutachter der Akkreditierungsstelle dafür Zeit haben. Schlimmstenfalls werden die internen Auditoren als eine Art interne Polizei angesehen, vor der man sich am besten schützt, indem man Informationen verbirgt oder sie mit falschen Antworten zu einer positiven Bewertung bringt.

Schritte im internen Audit

Für Verantwortlicher kann der Interne Audit-Prozess die optimale Möglichkeit sein, ihren Bereich von außen genau unter die Lupe zu nehmen. Audits können dabei helfen, Verbesserungspotenziale oder Betriebsblindheit zu erkennen, wodurch ihr Bereich besser, schneller oder effizienter ablaufen kann. Im Folgenden werden fünf Hauptschritte erläutert, die Ihnen aufzeigen, wie ein internes Audit durchgeführt wird und wie es am besten eingesetzt werden kann, um auf die Verbesserung zu fokussieren.

Planung des Auditprogramms. 

Kernstück eines guten Audit-Prozesses ist es, einen Audit-Gesamtplan zu haben, der jederzeit verfügbar ist, um jeden wissen zu lassen, wann welcher Prozess im kommenden Zyklus auditiert wird (üblicherweise jährlich). Wenn Sie kein Programm hätten und Überraschungsaudits durchführten, wäre die übermittelte Botschaft „wir vertrauen unseren Mitarbeitern nicht“.

Durch die Veröffentlichung des Audit-Programms lautet die Botschaft, dass es eine Unterstützung der Mitarbeiter sein soll und die Auditoren hier sind, um zu helfen. Das erlaubt den Verantwortlichen alle Verbesserungsmaßnahmen, an denen sie vor dem Audit arbeiten, abzuschließen, so dass sie wertvolle Informationen über die Implementierung sammeln können oder dass sie die Auditoren bitten können, sich darauf zu fokussieren, bei der Informationssammlung für andere geplante Verbesserungen zu helfen.

Planung des Prozess-Audits

Der erste Schritt bei der Planung der individuellen Prozess-Audits ist, mit den Verantwortlichen abzustimmen, wann das Audit stattfinden wird. Das oben genannte Audit-Programm ist mehr ein Leitfaden, als eine Festlegung, wie oft und ungefähr wann Prozesse auditiert werden, die Abstimmung jedoch gibt dem Auditor und den Verantwortlichen die Möglichkeit, bei der Festlegung des besten Zeitpunktes zusammenzuarbeiten.

Der Auditor kann dann vorangegangene Audits prüfen, um zu sehen, ob aufgrund von Kommentaren oder früheren Bedenken irgendwelche Schwerpunkte erforderlich sind.

Durchführung des Audits

Ein Audit sollte mit einem Gespräch mit dem Verantwortlichen beginnen, um sicherzustellen, dass der Audit-Plan akzeptiert ist und jeder weis, was zu tun ist. Danach gibt es viele Wege für den Auditor, um während des Audits Informationen zu sammeln: die Überprüfung von Aufzeichnungen, Gespräche mit Mitarbeitern, die Analyse der Aufzeichnungen oder auch die Überwachung des Verfahrens in der Praxis. Der Fokus dieser Aktivität ist darauf gerichtet, Nachweise zu finden, dass der Prozess wie im Managementsystem geplant funktioniert und bei der Umsetzung die gewünschten Ergebnisse liefert.

Eines der wertvollsten Dinge, die ein Auditor tun kann, ist nicht nur, Bereiche zu identifizieren, die nicht ordnungsgemäß funktionieren und das damit verbundene Verbesserungspotential zu identifizieren, sondern auch Bereiche aufzuzeigen, die sehr gute Ergebnisse liefern.

Berichterstattung über das Audit

Ein Abschluss-Meeting mit dem Verantwortlichen ist notwendig, um sicherzustellen, dass der Informationsfluss nicht verzögert wird. Der Verantwortliche wird wissen wollen, ob es in irgendwelchen Bereichen Schwächen gibt, die korrigiert werden müssen und welche Bereiche verbessert werden könnten. Dem sollte so rasch als möglich der Auditbericht folgen, um die Informationen zu dokumentieren und eine Nachbereitung zu ermöglichen. Durch die Identifizierung der nicht-konformen Bereiche, der positiven Bereiche und potentieller Verbesserungsbereiche, liefert das Audit mehr Nutzen um weitere Prozessverbesserungen zu ermöglichen.

Umsetzen der Verbesserungen

Wie in vielen Bereichen der Normen, sind die Ursachenanalyse und die Korrekturmaßnahmen ein entscheidender Schritt. Wurden Probleme gefunden und Korrekturmaßnahmen ergriffen, ist die Bewertung der Wirksamkeit, dass das Problem tatsächlich behoben wurde, ein zentraler Teil der Umsetzung der Korrekturmaßnahme.

Durch den Fokus des internen Audits auf die Verbesserung von Prozessen und nicht nur, um eine Übereinstimmung mit der Norm festzustellen, kann das Unternehmen aus den Audits mehr Nutzen ziehen.

Prozessverbesserungen sind eines der Schlüsselelemente eines Qualitätsmanagementsystems und sollten einer der Hauptmotivatoren für alle Prüf- und Inspektions- Stellen sein, die ein wirkungsvolles Managementsystem implementieren und beibehalten möchte. Prozessverbesserungen helfen nicht nur bei der Effizienz, sondern sparen Zeit, Energie und Geld.   Bei korrekter Anwendung kann das interne Audit statt eines „notwendigen Übels“ einer der größten Faktoren bei der Verbesserung im Unternehmen sein.