Die 7 wichtigsten (und erforderlichen) Punkte im Inspektionsbericht

Eines der größten Probleme mit Inspektionsberichten entsteht, wenn aus dem Bericht nicht ersichtlich ist, was der Inspektor bei der Inspektionstätigkeit genau ausgeführt hat, um eine Konformität festzustellen. Oft steht in einem Inspektionsbericht nichts weiter als ‘JA’ oder ‘NEIN’, ‘Konform’ oder ‘Nicht Konform’ bzw. ‘Erfüllt’ oder ‘Nicht erfüllt’. Der Leser des Inspektionsberichts wird dies allerdings nicht unbedingt als Manko sehen, schon gar nicht, wenn alle inspizierten Bereiche als konform bewertet wurden.

Für die Inspektionsstelle ist eine mangelhafte Information darüber, was der Inspektor genau ausgeführt hat, allerdings ein großes Problem. Eine mangelhafte Berichterstattung erschwert die Nachvollziehbarkeit über die korrekte Ausführung der Inspektionen und schwächt die Position der Inspektionsstelle, wenn später Fragen zur Richtigkeit der Berichterstattung gestellt werden.

Um Probleme auszuschließen, empfiehlt es sich, die Inspektoren auf die folgenden Punkte hinzuweisen:

• Wann wurde eine Stichprobe genommen, Inhalt und den Umfang dieser Stichprobe genau beschreiben.
• Aufzeichnen der (relevanten) Umstände, unter denen die Inspektion stattgefunden hat.
• Notiz über die verwendeten Messmittel.
• Unmissverständliche Benennung des Inspektionsgegenstands (des inspizierten Objekts).
• Beschreibung worauf die Konformitätsbeurteilungen basieren (z.B. auf objektiven Beobachtungen Vorort oder ob man die Informationen von Beteiligten erhalten hat etc.).

Der Punkt 7.4.2 der Norm ISO/IEC 17020 verlangt in Bezug auf den Inspektionsbericht exakt Folgendes:

Alle Inspektionsberichte und Inspektionsbescheinigungen müssen sämtliche der folgenden Angaben enthalten:

•  Kennzeichnung der ausstellenden Stelle;
• eindeutige Bezeichnung und Datum der Ausstellung;
• Datum (Daten) der Inspektion;
• Identifizierung des Inspektionsgegenstandes
• Unterschrift oder ein anderer Hinweis auf Bestätigung durch autorisiertes Personal;
• wo zutreffend eine Konformitätsaussage;
• die Inspektionsergebnisse, es sei denn, die in 7.4.3. beschriebene Ausnahme* trifft zu.

*7.4.3 Eine Inspektionsstelle darf nur dann eine Inspektionsbescheinigung ohne Inspektionsergebnisse ausstellen [siehe 7.4.2 g)], wenn sie auch einen Inspektionsbericht erstellen kann, der die Inspektionsergebnisse enthält, und wenn sowohl die Inspektionsbescheinigung als auch der Inspektionsbericht zueinander rückverfolgbar sind.

Es kann nutzvoll sein, auch den optionalen Inhalt im Sinne der Beilage B der ISO/IEC 17020:2012 in den Inspektionsbericht aufzunehmen. Wobei gelten muss, dass im Inspektionsbericht ein möglichst vollständiges und genaues Bild der Inspektionsergebnisse und der Art und Weise, wie diese Ergebnisse zu Stande gekommen sind, vermittelt wird.

Akkreditierte Inspektionsstellen müssen noch weitere Angaben in Bezug auf akkreditierte Inspektionsverfahren machen.

Mit diesen 7 Punkten gestalten Sie wirklich gute und nachvollziehbare Inspektionsberichte.