In 5 Schritten zum akkreditierungsfähigen Managementsystem

Einleitung

Im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld sind zukunftsorientierte Unternehmen mehr denn je bestrebt, ihre Prozesse und Verfahren kontinuierlich zu verbessern, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu optimieren.

Ein Weg dazu ist die Einführung eines Managementsystems und die Akkreditierung als Konformitätsbewertungsstelle

Die Entwicklung eines Managementsystems (QMS) und und Implementierung einer Akkreditierung ist vielleicht der beste Weg, um dieses Engagement zu demonstrieren.

Ein Managementsystem bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Wettbewerbsposition zu verbessern, indem sie ihre Verbesserungsbemühungen auf die Betriebsbereiche konzentrieren, die am dringendsten einer Veränderung bedürfen.

Dies wiederum rationalisiert die Abläufe, erhöht die Effizienz und ermöglicht es den Unternehmen, ihren Kunden qualitativ hochwertigere Produkte und effektivere Dienstleistungen anzubieten.

Warum führt also nicht jedes Unternehmen ein QMS ein und lässt sich als Konformitätsbewertungsstelle akkreditieren? Sehr oft scheuen sich Organisationen vor der Einführung eines Managementsystems, weil der Aufwand als abschreckend empfunden wird und auch, weil die Informationen wie ein Projekt zur Einführung durchgeführt werden soll fehlen.

Trotz des beträchtlichen Engagements, das für die Entwicklung, Einführung und Aufrechterhaltung eines QMS erforderlich ist, machen die langfristigen Vorteile für eine Organisation ein solches System zu einem lohnenden Unterfangen und zu einem wesentlichen Element für die Sicherung der langfristigen Lebensfähigkeit der Organisation.

Entwicklungsstrategie

Sobald sich eine Organisation für die Entwicklung und Einführung eines QMS entschieden hat, ist eine solide Planung ein entscheidendes Element für den Erfolg des Projekts.

Tatsächlich sind schlechte Planung und unzureichende Ressourcenzuweisung häufig die Hauptursachen für das Scheitern der Implementierung und damit für die Akkreditierung.

Unternehmen können diese potenziellen Fallstricke vermeiden, indem sie die folgenden Schlüsselschritte befolgen:

1. Erstellung eines Projektplans,
2. Zusammenstellung eines Projektteams,
3. Durchführung einer „GAP-Analyse“,
4. Entwicklung und Implementierung des Systems
5. Überwachung der Implementierung.

1. Projektplanung

Eine sorgfältige Planung und ein effizientes Management der Implementierung sind für den Erfolg eines jeden QMS-Projekts von entscheidender Bedeutung, da dies dazu beiträgt, die Kosten zu kontrollieren und längere Fristen, den Verlust von Schlüsselpersonal und allgemeine Unzufriedenheit mit dem Ergebnis zu vermeiden.

Die folgenden wichtigen Aufgaben sollten bei der Entwicklung eines QMS-Projektplans berücksichtigt werden:

• Identifizieren der Projektaufgaben
• Definieren von Meilensteinen
• Festlegen von Zeitplänen (Start bis Erhalt der Akkreditierung)
• Festlegen eines Budgets
• Zuweisung von Ressourcen (Personal, Zeit und Finanzen)
• Entwicklung einer Strategie zur Überwachung des Fortschritts

2. Projektteam zusammenstellen

Der Umfang der Arbeit, die für die Entwicklung und Einführung eines QMS erforderlich ist, variiert von Organisation zu Organisation, aber alle benötigen die richtige Mischung von Personen, um die Aufgabe zu bewältigen.

Die Ernennung eines kompetenten und fähigen Leiters für das Projekt (nennen wir diese Person den „Qualitätsbeauftragten“) ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses.

Der Qualitätsbeauftragte einer Organisation ist dafür verantwortlich, das Qualitätsteam während der gesamten Projektlaufzeit zu leiten.

Es ist wichtig, eine Person auszuwählen, die:

• ein fundiertes Verständnis der eigenen Organisation hat
• die Beweggründe für die Einführung eines neuen Managementsystems versteht
• Lernbereitschaft für Norminhalte und Akkreditierungsanforderungen mitbringt
• in der Lage ist, eine umfassende Überprüfung aller Geschäftsprozesse vorzunehmen und mit der Entwicklung und Einführung neuer Richtlinien und Verfahren zu beginnen
• ist in der Lage, das Personal zu schulen, damit es das System versteht und bei der Umsetzung hilft und kontinuierlich Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt.

3. GAP-Analyse

Vor der Einführung eines QMS sollte eine gründliche Analyse durchgeführt werden, um ein Profil der bestehenden Geschäftspraktiken der Organisation zu erstellen.

Anhand der Ergebnisse kann die Organisation feststellen, was bereits vorhanden ist und was neu geschaffen werden muss.

4. Systementwicklung und -implementierung

Die Einbeziehung des gesamten Personals in die Entwicklung und Umsetzung des QMS von Beginn des Projekts an, ist für den letztendlichen Erfolg des Systems von entscheidender Bedeutung.

Diese Beteiligung schafft Akzeptanz, trägt zu einem besseren Verständnis des Systems bei und gewährleistet, dass alle wichtigen Phasen und Facetten der Konformitätsbewertungen erfasst werden.

In Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern, ihren Mitarbeitern und dem externen Coach bzw Berater sollte das Qualitätsteam die nachstehenden Entwicklungs- und Implementierungsschritte befolgen:

• Erstgespräch
• Gap-Analyse
• Kick Off Meeting
• Schulungen Norm & Akkreditierung
• Erstellen der Dokumentation für das Managementsystem
• Methoden Verifizierung & Validierung
• Kontrolle des Dokumentation und der Validierungen
• Personalversammlung und Inkraftsetzen des Managementsystems
• Routinebetrieb für mindestens drei Monate
• Internes Audit
• technische Audits
• Managementbewertung durchführen
• Akkreditierungsantrag stellen
• Begutachtung durch die Akkreditierungsstelle
• Begutachtung nachbereiten
• Akkreditierungsentscheidung durch die Akkreditierungsstelle
• Akkreditierungsbescheid erhalten = Ziel erreicht
• Akkreditierung in der Routine aufrechterhalten

Nehmen Sie sich für die Umsetzung des Akkreditierungsprojektes ausreichend Zeit bzw. stellen Sie ausreichende Ressourcen zur Verfügung. Das Tagesgeschäft sollte dann nur noch wenig bis gar nicht mehr gestört werden. Natürlich wird es immer einige kleinere Probleme geben, die gelöst werden müssen, aber diese sollten minimal und völlig überschaubar sein.

5. Überwachung

Um die Stärke und Wirksamkeit des QMS zu gewährleisten, sind die laufende Umsetzung der Vorgaben in der täglichen Arbeit, die Durchführung der internen Audits, eine jährliche Managementbewertung und eine gute Zusammenarbeit mit der nationalen Akkreditierungsstelle von entscheidender Bedeutung.

Nur durch solche Mechanismen können Abweichungen erkannt und beseitigt werden.

Bei der Überwachung des QMS ist es wichtig zu erkennen, dass das System an sich kein Patentrezept ist, sondern eine individuelle Maßanfertigung. Ein Team geschulter interner Auditoren, die jeden Bereich objektiv überprüfen, das Verbesserungspotential und die Stärken feststellen und fundierte Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen aussprechen, ist für den anhaltenden Erfolg des Systems und somit der Aufrechterhaltung der Akkreditierung von größter Bedeutung.

Mit einer Akkreditierung sind zukunftsorientierte Unternehmen mehr denn je befähigt, ihre Prozesse und Verfahren kontinuierlich zu verbessern, und ihre Dienstleistungen als Konformitätsbewertungsstelle zu optimieren.

Der Weg dazu ist die Einführung und Umsetzung eines Managementsystems.

Die oben genannten Schritte mögen zwar nach viel Arbeit klingen, aber nur so kann sichergestellt werden, dass ein QMS nicht zu einem reinen Papiertiger wird und zu jeder Zeit die Erfüllung der Norm- und Akkreditierungs- Anforderungen gewährleistet werden kann.